Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Ketua Regu (Karu)

Struktur Organisasi Kloter

A. Tugas Pokok Ketua Regu

Tugas Pokok Ketua Regu adalah membantu pelaksanaan tugas Ketua Rombongan serta para petugas yang menyertai jamaah (Petugas Kloter) yang bertugas dibidang pelayanan umum, ibadah dan kesehatan.

B. Fungsi Ketua Regu

1. Meneruskan informasi/pengumuman atau arahan-arahan dari Ketua Rombongan dan Ketua Kloter/TPHI/TPIHI.
2. Mengatur, membantu dan menjaga anggota regunya agar tetap utuh, aman, tertib dan lancer, baik selama dalam perjalanan maupun dalam melaksanakan ibadah haji.
3. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan pada Ketua Rombongan.

C. Uraian Tugas Ketua Regu

1. Di Asrama Haji Embarkasi
1. Memastikan keberadaan anggota regunya.
2. Meneruskan informasi/pengumuman pada anggota regunya baik mengenai tata tertib selama di Asrama Haji Embarkasi, waktu pemberangkatan dan hal-hal yang perlu diketahui anggota regunya.
3. Menganjurkan kepada anggota regunya untuk beristirahat selama di Asrama Haji agar pada waktu berangkat berada dalam kondisi fisik dan mental yang prima.
4. Menganjurkan kepada anggota regunya untuk mengikuti bimbingan haji/ceramah yang dijadwalkan PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji) Embarkasi.
5. Membantu dan mengatur anggota regunya yang akan berkonsultasi tentang manasik haji atau kesehatan.
6. Mengingatkan lagi anggota regunya agar membekali diri dengan: payung, jaket dan cream untuk menghadapi cuaca panas atau dingin di Arab Saudi.
7. Mengingatkan agar barang bawaan yang penting supaya dipisahkan dari kopernya seperti: kain ihram bagi calon jemaah haji Gelombang II.
8. Membantu anggota regunya dalam pelayanan akomodasi, konsumsi, pembagian gelang identitas, uang living cost, paspor dan lain-lain.
9. Meneliti paspor anggota regunya terutama mencocokan nama dan fotonya jangan sampai salah/tertukar dengan foto orang lain.
10. Mengikuti pemantapan Ketua Regu dan Ketua Rombongan yang telah dijadwalkan oleh PPIH Embarkasi.
11. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan.
12. Mengatur anggota regunya pada saat akan berangkat ke Bandara.

2. Di Dalam Pesawat Terbang

1. Menertibkan anggota regunya pada saat naik pesawat dan membantu mencari nomor tempat duduk anggota regunya.
2. Menganjurkan kepada anggota regunya agar beristirahat penuh selama di pesawat terbang karena setelah mendarat akan melanjutkan perjalanan ke Madinah bagi jemaah Gelombang I dan Mekkah bagi jemaah Gelombang II. (Catatan: Jemaah Gelombang I yang mendarat di Bandara Jeddah untuk selanjutnya berangkat ke Madinah dengan Bus hanya berlaku bagi jemaah dengan maskapai penerbangan Garuda Indonesia. Jemaah Gelombang I dengan maskapai penerbangan Saudi Airlines, dari tanah air langsung terbang menuju Madinah alias mendarat di Bandara AMAA Madinah Al-Munawwarah)
3. Membantu menyobek lembar paspor halaman “D” untuk diserahkan Kepada Ketua Rombongan dan selanjutnya dari Ketua Rombongan diserahkan kepada Ketua Kloter yang akhirnya dari Ketua Kloter akan diserahkan kepada Tehnis Urusan Haji KJRI di Jeddah atau Bandara Amir Muhammad bin Abdul Aziz di Madinah.
4. Melaporkan anggota regunya yang sakit atau uzur kepada Ketua Rombongan/TKHI.
5. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan.

3. Di Bandara King Abdul Aziz Jeddah
1. Memberitahukan kepada anggota regunya untuk meneliti/mengecek barang bawaannya agar tidak ada yang tertinggal.
2. Mengatur anggota regunya agar tetap utuh dan tertib pada saat turun dari pesawat
3. Memberitahukan petunjuk kepada anggota regunya agar menyiapkan paspor dan buku kesehatan supaya dipegang oleh masing-masing pemiliknya untuk diperiksa oleh petugas imigrasi Arab Saudi
4. Memberitahukan kepada anggota regunya tentang pemeriksaan paspor, sertifikat meningitis, badan, dan barang
5. Menjelaskan kepada anggota regunya tentang penempatan barang-barang, tempat istirahat, tempat berobat bila sakit dan tempat penukaran uang real dan lain-lain yang perlu diketahui oleh jemaah
6. Membantu dan menyampaikan informasi/pengumuman kepada anggota regunya untuk memakai pakaian ihram bagi jemaah Gelombang II
7. Mengatur anggota regunya menuju bus yang telah ditentukan untuk berangkat ke Madinah/Makkah
8. Membantu memberi pengertian kepada anggota regunya yang berpisah untuk sementara dengan rombongannya jika bus yang yang tersedia kapasitas tempat duduknya tidak sesuai dengan jumlah anggota rombongannya.
9. Bagi jemaah Gelombang II membantu member bimbingan persiapan pelaksanaan ibadah Umroh (ihram umrah)
10. Menyelesaikan atau melaporkan permasaklahan kepada Ketua Rombongan.
11. Bagi jemaah haji Indonesia Gelombang I yang mendarat di Bandara Madinah, mengenai kegiatan Ketua Regu dan Ketua Rombongan sama dengan di Bandara Jeddah.

4. Di Bandara Amir Muhammad bin Abdul Aziz (AMAA) Madinah

1. Memberitahukan kepada anggotanya agar mengecek barang bawaan jangan sampai tertinggal
2. Mengatur anggota regunya agar tetap utuh dan tertib pada saat turun dari pesawat
3. Memberi petunjuk kepada anggotanya agar menyiapkan paspor dan buku kesehatan supaya dipegang masing-masing pemiliknya untuk pemeriksaan Imigrasi.
4. Memberitahukan kepada anggota regunya tentang pemeriksaan paspor, setifikat meningitis, badan, dan barang.
5. Mengatur anggota regunya menuju bus yang telah disiapkan untuk berangkat ke Pondokan Madinah melalui terminal Hijrah
6. Membantu memberi pengertian kepada anggotanya yang terpaksa harus berpisah untuk sementara dengan rombongannya.
7. Melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan.

5. Di Madinah

1. Membantu pengurusan anggota regunya dalam pelaksanaan ibadah dan ziarah
2. Membantu pengurusan anggota regunya yang sakit, sesat, uzur, naza’ dan melaporkan kepada Ketua Rombongan
3. Menyampaikan pengumuman-pengumuman penting
4. Mencatat dan melaporkan anggota regunya kepada Ketua Rombongan apabila ada yang meninggal dunia (wafat) dan ikut membantu mengurus tirkahnya (harta peninggalannya)
5. Membantu pengurusan barang anggota regunya yang belum ditemukan/tercecer
6. Memberitahu angota regunya agar tidak sering keluar rumah kecuali ke Masjid dan jika keluar dianjurkan memebawa payung dan air minum untuk mencegah sengatan panas matahari. Bila udara dingin agar memakai jaket dan cream untuk menjaga kulit agar tidak pecah-pecah
7. Membantu pembagian paspor kepada anggota regunya dan membantu kelancaran persiapan pemberangkatan ke Bandara (bagi jemaah Gelombang II, yang pulang langsung dari Madinah)

6. Di Makkah

1. Membantu penempatan anggota regunya di pemondokan dan pembagian catering dari Maktab pada hari pertama kedatangan
2. Melaporkan permasalahan yang dihadapi kepada Ketua Rombongan dan membantu pengurusan anggota regunya yang sesat, sakit, naza’, wafat dan hilang (ghaib)
3. Membantu anggota regunya melaksanakan ibadah umrah dan mendampingi mereka pada waktu ke masjid, tawaf dan sa’i
4. Membantu pelaksanaan ziarah
5. Membantu pelaksanaan pembayaran dam, bagi yang melaksanakan haji Tamattu’/Qiran
6. Meneruskan informasi atau pengumuman yang perlu diketahui oleh anggota regunya.
7. Mengatur anggota regunya naik bus menuju Arafah dan melarang mereka duduk di atap bus
8. Mengurus atau melaporkan anggota regunya yang sakit
9. Memberi penjelasan kepada anggota regunya agar jangan banyak keluar rumah dan anjurkan membawa payung dan membawa semprotan bila cuaca panas dan apabila dingin dianjurkan memakai jaket dan cream untuk melindungi kulitnya agar tidak pecah-pecah
10. Mengingatkan anggota regunya agar berhati-hati dalam membawa dan menyimpan uang agar aman terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Bila di pondokan tersedia sarana untuk menyimpan uang yang aman, sebaiknya dianjurkan kepada anggota regunya untuk menyimpan uang ditempat tersebut
11. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan

7. Di Arafah

1. Membantu penempatan anggota regunya di kemah-kemah Maktab dalam pelaksanaan ibadah (Wukuf)
2. Melaporkan permasalahan yang dihadapi kepada Ketua Rombongan/Ketua Kloter/Petugas Maktab dan membantu mengurus anggota regunya yang sesat, sakit, naza’ atau hilang (ghaib)
3. Membantu mengatur pembagian makanan/hidangan dari Maktab
4. Mengatur anggota regunya secara bergiliran untuk menghindari sengatan panas dengan menyemprotkan air dengan semprotan besar bila cuaca panas
5. Menganjurkan anggota regunya agar sering minum dan juga menyemprot diri masing-masing dengan semprotan kecil bila cuaca panas
6. Apabila cuaca dingin agar menganjurkan anggota regunya memakai cream untuk melindungi kulit dari udara dingin dan kering, supaya tidak pecah-pecah
7. Menganjurkan anggota regunya agar mengikuti acara wukuf bersama-sama anggota regunya
8. Membantu anggota regunya naik bus menuju Muzdalifah dan Mina
9. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan

8. Di Muzdalifah

1. Menganjurkan anggota regunya agar banyak berzikir dan berdo’a
2. Memberikan petunjuk anggota regunya pada waktu mabit dan mencari batu kerikil agar jangan ditinggalkan di bus
3. Mengatur anggota regunya naik bus menuju ke Mina dengan sistem Taraddudi
4. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan

9. Di Mina

1. Membantu penempatan anggota regunya di kemah Maktab
2. Mengatur pelaksanaan melontar jumrah dengan senantiasa menjaga keutuhan anggota regunya agar dapat kembali dengan utuh, lancar dan selamat
3. Mengatur jadwal melontar jumrah sesuai dengan ketentuan dari pemerintah Arab Saudi
4. Melaporkan permasalahan yang dihadapi kepada Ketua Rombongan/Ketua Kloter/Dokter Kloter/Petugas Maktab dan membantu mengurus anggota regunya yang sesat, uzur, naza’, wafat atau hilang (ghaib)
5. Mewakili melontar jumrah bagi angota regunya yang sakit/uzur
6. Membantu mengatur pembagian makanan/hidangan dari Maktab
7. Meneruskan informasi/pengumuman yang perlu diketahui oleh anggota regunya.
8. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan pada Ketua Rombongan

10. Tiba Kembali di Makkah

1. Membantu memberikan petunjuk dan memimpin anggota regunya dalam melaksanakan Tawaf, Sa’i dan Tawaf Wada’
2. Meneruskan informasi/pengumuman yang perlu diketahui oleh anggota regunya, terutama waktu akan menuju ke Jeddah bagi jemaah haji Gelombang I dan ke Madinah bagi jemaah haji Gelombang II
3. Mencatat dan melaporkan kepada Ketua Rombongan, Ketua Kloter/Dokter Kloter/Maktab jika ada jemaah haji yang tidak bisa ke Jeddah bagi jamaah haji Gelombang I atau ke Madinah bagi jamaah haji Gelombang II, karena dirawat di rumah sakit Arab Saudi (RSAS) atau hilang (ghaib)
4. Mengatur anggota regunya untuk naik bus menuju Jeddah bagi jemaah haji Gelombang I atau ke Madinah bagi jamaah haji Gelombang II
5. Mengingatkan anggota regunya yang belum membayar Dam dan kewajiban lain yang belum sempat dilaksanakan
6. Membantu anggota regunya yang karena sesuatu hal bermaksud pindah kloter dan untuk mengurus kepindahan ini tidak dipungut biaya tambahan
7. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan

11. Di Madinatul Hujjaj atau Hotel Transito, Jeddah (bagi Jemaah Gelombang I dengan maskapai Penerbangan Garuda Indonesia)

1. Membantu penempatan anggota regunya di kamar-kamar dan membantu pembagian kupon catering
2. Menganjurkan anggota regunya agar selalu mengikuti shalat berjamaah di Masjid
3. Membantu anggota regunya yang ingin berziarah dan berkeliling kota Jeddah dengan menghubungi petugas haji di Kantor Daker Jeddah. 
4. Melaporkan anggota regunya yang sakit kepada Ketua Rombongan/TPHI/TKHI
5. Membantu mengurus/menyelesaikan kesulitan anggota regunya
6. Menyusun paspor dan tiket anggota regunya
7. Melaporkan kepada Ketua Rombongan /Ketua Kloter/Dokter Kloter bila ada anggota regunya yang belum bisa pulang bersama kloternya karena masih di rawat di Rumah Sakit Arab Saudi atau belum ditemukan (ghaib)
8. Membantu mengurus harta/barang bawaan dan surat keterangan kematian jemaah haji yang meninggal untuk diserahkan kepada ahli warisnya
9. Mengatur anggota regunya naik bus menuju Bandara King Abdul Aziz Jeddah
10. Menyelesaikan atau melaporkan permasalahan kepada Ketua Rombongan

12. Di Bandar Udara King Abdul Aziz Jeddah dan di dalam Pesawat

1. Membantu kelancaran pemeriksaan barang dan paspor anggota regunya
2. Membantu pelaksanaan pembagian catering
3. Membantu kelancaran dan ketertiban masuk pesawat
4. Membantu menyobek lembaran Debarkasi halaman “K” saat di pesawat untuk diserahkan kepada Ketua Rombongan dan selanjutnya oleh Ketua Rombongan diserahkan kepada Ketua Kloter

Bagi jemaah haji Gelombang II yang kepulangannya ke Tanah Air langsung dari Bandara AMAA Madinah, kegiatan Karu dan Karom sama seperti di Bandara Jeddah.(La Ode Ahmad)

Tweet